Uvodne odredbe

Vaše podatke prikupljamo i obrađujemo isključivo u svrhu kvalitetnog pružanja naših usluga, na zakonit, pošten i transparentan način. Obrađujemo samo one podatke koji su nužni za pružanje pojedine usluge, vodeći računa o njihovoj primjerenoj zaštiti.

Takvi osobni podaci prvenstveno se odnose na fizičke osobe s kojima XXXXXX d.o.o.ima poslovni odnos ili opravdan interes da ih kontaktira (klijenti, dobavljači, poslovni kontakti, zaposlenici i sl.)

Kada prestane potreba za obradom vaših osobnih podataka, sve osobne podatke brišemo ili ih primjenom primjerenih tehničkih rješenja anonimiziramo radi isključivog korištenja u statističke svrhe.

Osobne podatke prikupljamo i obrađujemo u skladu našim vrijednostima i načelima, ovom politikom privatnosti i važećim europskim i hrvatskim propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka.

Ova se politika privatnosti jednako odnosi na osobne podatke u digitalnom, odnosno elektroničkom obliku, kao i na osobne podatke u tiskanom (papirnatom) obliku, neovisno o tome da li je riječ o ispisu digitalnog, odnosno elektroničkog zapisa.

Izrazi koji se koriste u ovoj politici privatnosti, a imaju rodno značenje odnose se jednako na muški i ženski rod.

Načela

Kada obrađujemo osobne podatke vodimo se načelima i pravilima koja su uspostavljena Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka).

Prilikom obrade osobnih podataka vodimo računa o obvezi čuvanja profesionalne tajne na način na koji je uređuje pravo Europske unije odnosno Republike Hrvatske.

Osobne podatke obrađujemo:

• zakonito, pošteno i transparentno;
• u posebne, točno određene i zakonite svrhe;
• koristeći samo točne, ažurne, primjerene i relevantne podatke koji su ograničeni na svrhu u koju se obrađuju;
• samo onoliko dugo koliko je potrebno radi ostvarenja svrhe obrade i
• štiteći ih od bilo kakve neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja.

Osobne podatke mlađih od 16 godina obrađujemo samo na temelju privole roditelja ili skrbnika i samo u onoj mjeri i opsegu u kojem je privola dana.

Povjerljivost i sigurnost

Svim osobnim podacima pristupamo s povjerljivošću, vodeći računa o odgovarajućoj razini sigurnosti i zaštite. Ni na koji način neovlašteno ne prikupljamo, obrađujemo ili na drugi neovlašten način koristimo osobne podatke.

Zaposlenici XXXXXX d.o.o.štite osobne podatke i kao poslovnu tajnu, čak i nakon prestanka radnog odnosa.

Zaposlenici XXXXXX d.o.o.obrađuju samo one podatke za koje su ovlašteni, na način i u granicama ovlaštenja, odnosno isključivo u svrhu za koju su podaci prikupljeni ili za koju se obrađuju.

U radu s osobnim podacima vodimo se „need-to-know“ načelom, kako bi osigurali da samo ovlašteni zaposlenici imaju pristup određenim osobnim podacima kroz točno određeno vremensko razdoblje.

Prije uvođenja novih tehnologija koje se mogu koristiti za obradu osobnih podataka, pristupamo temeljitoj analizi te prilagodbi tehničkih i organizacijskih mjera, kako bi osigurali primjenu najviših standarda zaštite osobnih podataka.

Smjernice za postupanje zaposlenika

Zaposlenici THE BIG IDEA LAB d.o.o., u svojem svakodnevnom radu vode se ovom politikom privatnosti i važećim propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka.

Pristup osobnim podacima imaju isključivo zaposlenici THE BIG IDEA LAB d.o.o., kojima je takav pristup potreban radi obavljanje njihovog posla, odnosno izvršenja njihovih zadataka. Osobni podaci se neće dijeliti neformalno među zaposlenicima, već se svaki pristup mora zatražiti od osobe zadužene za konkretni posao, odnosno osobe koja je zadala nalog.

XXXXXX d.o.o.najmanje jednom godišnje organizira edukaciju ili na drugi prikladan način upoznaje svoje zaposlenike s njihovim obvezama i propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka, te vodi računa o primjeni dobrih praksi zaštite podataka u skladu s preporukama Agencije za zaštitu osobnih podataka i ostalih tijela nadležnih za zaštitu podataka u Europskoj uniji i Hrvatskoj.

Zaposlenici poduzimaju odgovarajuće mjere organizacijske i tehničke zaštite kako bi u najvećoj mjeri smanjili rizik za osobne podatke, a napose:

• koriste snažne zaporke (strong password), koje su poznate samo njima i ne dijele se s trećim osobama;
• redovito provjeravaju ažurnost i svrhovitost osobnih podataka. Ukoliko osobni podaci više nisu potrebni ili su neažurni i bez mogućnosti ažuriranja, pristupa se brisanju, odnosno anonimizaciji takvih podataka;
• zaključavaju računala na kojima rade s osobnim podacima kada ih ostavljaju bez nadzora;
• vode osobitog računa da osobne podatke kojima imaju pristup ne ustupaju ili otkrivaju neovlaštenim osobama, bez obzira da li je riječ o zaposlenicima XXXXXX d.o.o.ili ne i
• tražeći savjetovanje odnosno pomoć od nadležne osobe, kada se nađu u nedoumici oko bilo kojeg aspekta zaštite osobnih podataka.

Pohrana podataka

Vodimo računa o načinu pohrane podataka, bez obzira da li se nalaze na papiru, u digitalnom, odnosno elektroničkom ili nekom drugom obliku.

Osobni podaci koji se nalaze na papiru, bez obzira da li je riječ o ispisu podataka koji se inače čuvaju u digitalnom, odnosno elektroničkom obliku:

• kada se ne koriste, čuvaju se u zatvorenoj ladici ili ormaru za spise koji su dostupni isključivo za to ovlaštenim osobama;
• svi zaposlenici su zaduženi da takve papire ne ostavljaju na vidljivom mjestu, odnosno na mjestu gdje bi neovlaštene osobe mogle pristupiti osobnim podacima i
• kada više nisu potrebni, uništavaju se u rezaču papira ili na drugi tehnički prihvatljiv način, te propisno zbrinjavaju.

Osobni podaci koji su u digitalnom, odnosno elektroničkom obliku zaštićeni su od neovlaštenog pristupa, slučajne izmjene ili brisanja, odnosno neovlaštenih upada u sustav:

• korištenjem snažnih zaporki (strong passwords), koje su redovito mijenjaju i koje su poznate samo ovlaštenim osoba i ne dijele se s trećim osobama;
• ukoliko se osobni podaci nalaze na prijenosnom mediju (npr. CD, DVD, USB stick, prijenosni HDD…), takvi se mediji pohranjuju na sigurno mjesto koje je dostupno isključivo za to ovlaštenim osobama;
• za pohranu se koriste isključivo službeni mediji i serveri, odnosno u izabrani cloud servis, koji primjenjuje odgovarajuće metode organizacijske i tehničke zaštite;
• serveri na kojima su pohranjeni osobni podaci nalaze se na sigurnoj lokaciji koja je dostupna isključivo za to ovlaštenim osobama;
• sigurnosne kopije (backup) podataka se vrše redovito, kako bi se osigurala cjelovitost, istinitost i točnost podataka, a u skladu s ovom politikom privatnosti i važećim propisima koji se odnose na zaštitu osobnih podataka;
• osobni podaci neće se izravno pohranjivati na mobilne uređaje (npr. tablet, smartphone…) osim ako je to nužno radi izvršenja ugovora, odnosno ispunjenja ugovorene usluge i tada samo u onom trajanju i opsegu u kojem je to ugovoreno ili nužno;
• zaposlenici ne pohranjuju osobne podatke na svoja vlastita osobna računala, odnosno druge vlastite uređaje ili medije, koje koriste ili mogu koristiti u svrhu obavljanja posla;
• svi serveri i računala koji sadrže osobne podatke zaštićeni su odgovarajućim tehničkim mjerama zaštite, poput enkripcijskih programa, vatrozida (firewall) i sl.

Obrada podataka

Sve osobne podatke obrađujemo na zakonit način, u skladu s uvjetima, načelima i standardima Opće uredbe o zaštiti podataka i nacionalnom zakonodavstvu. Obradu prvenstveno temeljimo na posebnim privolama, izvršenju ugovornog odnosa ili poštovanja pravnih obveza.

Ne obrađujemo posebne kategorije osobnih podataka, osim kada je riječ o posebnim kategorijama osobnih podataka zaposlenika, za koje zaposlenici daju izričitu privolu da se obrađuju ili se obrađuju kako bi se zaštitila i ostvarila prava i interesi zaposlenika u području radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti i socijalnoj zaštiti.

XXXXXX d.o.o.ne koristi automatiziranu obradu osobnih podataka, uključujući izradu profila, kako bi donio odluku koja proizvodi ili može proizvoditi pravne učinke prema ispitanik ili na sličan način značajno utječu na ispitanika i ostvarenje njegovih prava.

Vodimo računa da osobne podatke prikupljamo prvenstveno od ispitanika na kojeg se odnose navedeni osobni podaci. Prilikom prikupljanja osobnih podataka ispitanika se uvijek obavještava o razlogu i svrsi obrade osobnih podataka kao i o pravnoj osnovi za takvu obradu.

Kod svakog prijenosa osobnih podataka koristimo odgovarajuće zaštitne mjere, koje odgovaraju kategorijama osobnih podataka i riziku koji proizlazi iz takve kategorizacije, vodeći računa o posebnostima svakog pojedinog slučaja prijenosa.

Osobni podaci se mogu slati digitalno, odnosno elektronički vodeći računa o primjeni odgovarajućih mjera zaštite, tehničkim mogućnostima, kategorijama osobnih podataka i procjeni rizika. Posebne mjere poduzimamo kako ne bi došlo do neovlaštenog pristupa osobnim podacima.

Vaše podatke nikada nećemo otkriti trećima, bez vašeg izričitog traženja i jasno dane, nedvosmislene i točno određene privole.

Iznimno, možemo otkriti vaše osobne podatke nadležnim međunarodnim, državnim i javnim tijelima ukoliko je to nužno radi ispunjenja zakonskih obveza, radi zaštite vaših životnih interesa ili životnih interesa drugih fizičkih osoba. Jednako tako, na traženje suda a za potrebe sudskog postupka (neovisno u kojoj se fazi postupak nalazi) možemo otkriti vaše osobne podatke u opsegu i granicama sudbenog naloga.

Kada XXXXXX d.o.o.djeluje kao izvršitelj obrade u ime voditelja obrade, jamči provedbu odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka i ovom politikom privatnosti, vodeći računa o zaštiti prava ispitanika.

Takva se obrada osobnih podataka uređuje pisanim ugovorom ili drugim pravnim aktom u skladu s pravom Europske unije ili pravom Republike Hrvatske, kojim voditelj obrade određuje predmet i trajanje obrade, prirodu i svrhu obrade, vrstu osobnih podataka i kategoriju ispitanika te svoje obveze i prava.

XXXXXX d.o.o.u tom slučaju obrađuje osobne podatke samo prema izričitim i jasno određenim uputama, odnosno nalozima voditelja obrade. XXXXXX d.o.o.u svojstvu izvršitelja ne obrađuje osobne podatke, bez obzira da li im može pristupiti ili ne, osim ako to izrijekom ne zatraži voditelj obrade, a i tada samo na način i u opsegu u kojem je to voditelj zatražio.

Isto načelo primjenjujemo u pružanju usluga kao što su održavanje ili ažuriranje web stranica, aplikacija ili drugih sustava koji mogu sadržavati ili sadrže osobne podatke.

Korištenjem tehničkih metoda zaštite, poput kriptiranja, te poštivanjem i provođenjem ove politike privatnosti osiguravamo da naši zaposlenici ne pristupaju ili na drugi način ne dolaze u kontakt s osobnim podacima, koji nisu potrebni za pružanje ugovorene usluge.

Međunarodni prijenos osobnih podataka

Ne vršimo prijenos osobnih podataka u treće zemlje ili međunarodne organizacije (međunarodni prijenos), osim iznimno, u zakonom propisanim slučajevima ili na vaše izričito traženje uz jasno danu, nedvosmislenu i točnu privolu.

Eventualni prijenos osobnih podataka trećoj zemlji ili međunarodnoj organizaciji temelji se isključivo na:

• popisu zemalja i međunarodnih organizacija koje osiguravaju primjerenu razinu zaštite, sukladno javno objavljenoj odluci Europske komisije;
• predviđenim odgovarajućim zaštitnim mjerama poput obvezujućih korporativnih pravila, instrumenata tijela javne vlasti, odobreni kodeks ponašanja zajedno s obvezujućim i provedivim obvezama voditelja obrade ili izvršitelja obrade u trećoj zemlji koje se odnose na dosljednu primjenu odgovarajućih zaštitnih mjera i
• postojanju odgovarajuće institucionalne pravne zaštite ispitanika u trećoj zemlji.

Bilo kakve presude suda ili odluke upravnog tijela treće zemlje kojima se zahtijeva prijenos ili otkrivanje osobnih podataka ne obvezuju nas, niti ćemo prema njima postupiti, osim ako se temelje na međunarodnom sporazumu koji obvezuje Republiku Hrvatsku, poput ugovora o uzajamnoj pravnoj pomoći.

Točnost i ažuriranje osobnih podataka

Točnost i ažurnost osobnih podataka je od osobite važnosti, kako za ostvarenje svrhe obrade tako i radi ostvarenja vaših prava i zaštite osobnih podataka. Poduzimamo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurali točnost i ažurnost osobnih podataka, u skladu s kategorijama osobnih podataka i njihovom značaju za ostvarenje svrhe obrade.

Zaposlenici THE BIG IDEA LAB d.o.o., u svojem svakodnevnom radu poduzimaju razumne, razmjerne i opravdane korake kako bi osigurali da su osobni podaci koje obrađuju točni i ažurni u najvećoj mogućoj mjeri.

Kako bi se osigurala točnost i ažurnost osobnih podataka, osobni će se podaci nalaziti, odnosno pohranjivati na što je manje mjesta moguće (odnosno samo na onim mjestima gdje je to nužno), a zaposlenici neće stvarati niti koristiti nepotrebne kopije, dodatne baze, setove ili druge načine grupiranja osobnih podataka.

XXXXXX d.o.o.na jednostavan i pristupačan način, koristeći primjere dobre prakse, omogućuje ispitaniku čiji se osobni podaci obrađuju, da ažurira svoje osobne podatke.

Ukoliko se tijekom obrade, odnosno korištenja osobnih podataka utvrdi da su određeni osobni podaci netočni ili neažurni, a nije ih moguće ažurirati ili bi takvo ažuriranje rezultiralo nesrazmjernim naporima ili troškovima, takvi će se podaci izbrisati.

Zadržavanje i brisanje osobnih podataka

U skladu s načelima na kojima se temelji naša politika privatnosti, vaše osobne podatke obrađujemo samo onoliko dugo koliko je potrebno radi ostvarenja svrhe obrade, odnosno koliko nalaže zakon ili podzakonski akt, a nakon što nam osobni podaci više nisu potrebni brišemo ih ili anonimiziramo.

Ukoliko nismo u mogućnosti točno odrediti rok, osobne podatke zadržavamo trajno, odnosno do brisanja, a pristup njima ima isključivo ovlaštena osoba.

Dva puta godišnje vršimo kontrolu i reviziju osobnih podataka koje obrađujemo, kako bi osigurali da su svi osobni podaci čija je svrha ostvarena, odnosno koji nam više nisu potrebni, obrisani ili anonimizirani. To se pogotovo odnosi na podatke koje zadržavamo trajno, odnosno do brisanja.

Kontrolu vrši za to ovlašten zaposlenik, koji je dužan izraditi izvješće i eventualne preporuke, ukoliko utvrdi postojanje osobnih podataka za koje više nema razloga za zadržavanje.

Iznimno, možemo zadržati vaše osobne podatke dulje nego što je navedeno ukoliko je to nužno radi postupanja po sudskom nalogu ili nalogu ovlaštenog tijela, a u svrhu ispunjenja zakonskih obveza, radi zaštite vaših životnih interesa ili životnih interesa drugih fizičkih osoba.

Ostvarivanje prava ispitanika

Prava ispitanika čije osobne podatke obrađujemo su od iznimnog značaja za THE BIG IDEA LAB d.o.o.. Ostvarivanje prava ispitanika nam je osobite važnosti, stoga svakom zahtjevu za ostvarenje prava pristupamo s maksimalnom ozbiljnošću, vodeći se zahtjevima Opće uredbe o zaštiti podataka i načelima na kojima počiva ova politika privatnosti.

Pregled vaših prava u ovoj politici privatnosti je pojednostavljen radi razumljivosti i jednostavnijeg snalaženja. Opća uredba o zaštiti podataka i nacionalno zakonodavstvo detaljno uređuje složenu proceduru ostvarenja prava; stoga predlažemo da se pobliže upoznate s propisima koji pružaju sveobuhvatan opis vaših prava i načina njihovog ostvarenja.

Ispitanik ima pravo dobiti potvrdu obrađuju li se njegovi osobni podaci ili ne. Ako se njegovi osobni podaci obrađuju, ispitanik može zatražiti pristup svoji osobnim podacima, uz naznaku svrhe obrade, kategorija osobnih podataka o kojima je riječ i eventualnim primateljima kojima su osobni podaci otkriveni (ili će im biti otkriveni na temelju valjane pravne osnove).

Ispitanik ima pravo zatražiti ispravak ili brisanje svojih osobnih podataka, odnosno ograničavanje obrade osobnih podataka.

Kada neka aplikacija ili drugi proizvod koji smo izradili, koristi software ili aplikaciju treće strane (third-party) software:

• ukoliko je potrebno izvršiti registraciju ili prijavu da bi se takav software ili aplikacija treće strane mogla koristiti, tada se trebate obratiti proizvođaču takvog softwarea ili aplikacije za ostvarenje svojih prava
• ukoliko korištenje takvog softwarea ili aplikacije treće strane ne traži registraciju ili prijavu, tada se možete obratiti nama, kako bi vam pomogli ostvariti svoja prava.

Ostvarivanje prava ispitanika od strane XXXXXX d.o.o.ne utječe na pravo ispitanika da se obrati Agenciji za zaštitu osobnih podataka, odnosno drugom nadzornom tijelu

Zahtjev za ostvarenjem prava podnosi se putem adrese elektroničke pošte (e-mail) privacy@xxxxxxxxxxxxxxx.hr. XXXXXX d.o.o.može izraditi i poseban elektronički obrazac na svojim web stranicama, kao standardizirani način podnošenja zahtjeva za ostvarenje prava ispitanika, ali to neće utjecati na mogućnost slanja zahtjeva ispitanika na navedenu adresu elektroničke pošte.

Tako upućen zahtjev za ostvarenjem prava zaprima za to ovlašten zaposlenik XXXXXX d.o.o.ili druga ovlaštena osoba (npr. ugovorni službenik za zaštitu podataka). Ovlaštena osoba će poduzeti odgovarajuće korake kako bi nedvojbeno utvrdila identitet podnositelja zahtjeva prije pružanja bilo kakvih informacija koje se odnose na osobne podatke.

Informacije vezane uz ostvarenje prava pružaju se u elektroničkom obliku, bez naplate.

U slučaju traženja kopije takve informacije ili opetovanih zahtjeva koji se odnose na sadržajno jednako ostvarenje prava, odnosno ako je riječ o očito neutemeljenim ili pretjeranim zahtjevima, XXXXXX d.o.o.će naplatiti naknadu u visini stvarnih troškova ispunjenja takvog zahtjeva, koja ne može biti manja od 20 eura, koja se temelji na stvarnim administrativnim troškovima ispunjenja takvog zahtjeva.

U bilo kojem trenutku možete na jednostavan i transparentan način povući svoju privolu i zatražiti da prestanemo obrađivati vaše osobne podatke u svrhu marketinga i promidžbe.

Uz to možete zatražiti brisanje vaših osobnih podataka bez nepotrebnog odgađanja ako: osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe za koje su prikupljeni ili se moraju brisati radi poštovanja propisa Europske unije ili Republike Hrvatske.

Ukoliko mislite da se prema vašim osobnim podacima ne odnosimo na odgovarajući način ili ste dojma da se obrada vaših podataka kosi s Općom uredbom o zaštiti podataka i nacionalnim zakonodavstvom imate pravo obratiti se Agenciji za zaštitu osobnih podataka.

Ova se politika privatnosti ažurira prema potrebi a najmanje jednom godišnje, vodeći računa o primjerima dobre prakse i novostima na području zaštite podataka.

U Zagrebu, 01. siječnja 2020.